Für Kundinnen und Kunden des PRO-DSGVO GuideFür Kundinnen und Kunden des PRO-DSGVO Guide
Neu denken – KI-Reifegrad schärfen
So wird die Unterwelt zum Hoffnungsträger!
Ihr Datenschutz ist dokumentiert. Doch er liegt als statisches Datensilo da: im Griff, aber ungenutzt. Mit strukturierten Daten im ProManage Hub ändert sich das schlagartig: Die Geschäftsführung bekommt einen neuen Überblick über das eigene Unternehmen, die Tochtergesellschaften und Standorte, und sieht dabei auch, wo KI arbeitet.
ProManage Hub Intelligentes Prozessmanagement in einer Lösung
Die Geschichte
Seit 2018 spukt der Datenschutz durch die Unternehmen: Pflichten, Formulare, die Sorge vor dem Bußgeld. Mit dem PRO-DSGVO Guide haben Sie es gezähmt. Seitdem steht es im Datensilo: Die Pflicht ist erfüllt, genutzt wird das Wissen darin kaum.
Jetzt hat das Gespenst Gesellschaft bekommen: KI-Tools, die niemand freigegeben hat.
4 von 10
Unternehmen gehen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Tools nutzen. Nur 23 % haben Regeln dafür.
Bitkom, Oktober 2025
Strukturierte Daten öffnen das Silo. Jede Gesellschaft, jeder Standort, jeder Dienstleister und jede Software ist ein eigener, verknüpfter Datensatz. Plötzlich sehen Sie, welche Prozesse wo laufen, wer verantwortlich ist, wohin Daten fließen und welche Programme KI nutzen. Was man sieht, kann man steuern.
Geregelte KI ist kein Risiko mehr, sondern ein Vorsprung. Ihre Beschäftigten dürfen KI nutzen, weil der Rahmen steht, und Sie können es belegen.
Neu denken · Der Wendepunkt
Ein Verzeichnis als Dokument erfüllt die Pflicht. Ein Verzeichnis aus strukturierten Daten beantwortet Fragen. Das ist der Unterschied, den Sie ab dem ersten Tag im ProManage Hub merken.
Ihr Datenschutz ist im Griff. Jetzt arbeitet er für Sie.
Neu denken · Der neue Überblick
Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zeigt, wie Ihr Unternehmen arbeitet: welche Prozesse es gibt, wer dafür verantwortlich ist und welche Dienstleister und Programme beteiligt sind. Im ProManage Hub liegen diese Angaben als strukturierte Daten vor. So wird das Verzeichnis zum Führungsinstrument: Die Geschäftsführung beantwortet Fragen selbst, für die sie bisher bei jedem Standort nachfragen musste.
Die Struktur zeigt alle Gesellschaften und Standorte unter dem Stammunternehmen. Je Einheit sind Arbeitsbereiche, Ansprechpartner und Datenschutz-Verantwortliche hinterlegt.
Sie wechseln zwischen der Gesamtsicht und einer einzelnen Gesellschaft oder einem Standort. Die Verarbeitungstätigkeiten filtern Sie nach Unternehmen, Arbeitsbereich und Status.
Das VVT-Dashboard zeigt, wie viele Tätigkeiten es gibt, wie viele aktiv sind und wo Pflichtangaben fehlen. Jede Tätigkeit zeigt ihre Vollständigkeit und den Tag der letzten Prüfung.
Dienstleister sind mit ihrer Rolle hinterlegt. Je Tätigkeit sehen Sie, ob der AV-Vertrag vorhanden, angefragt oder nicht vorhanden ist.
Ein Filter zeigt alle Tätigkeiten mit Drittland-Übermittlung, samt der geeigneten Garantie.
Jede Software ist mit Lizenzen, Hersteller, Serverstandort und KI-Merkmalen erfasst. Das Dashboard zeigt Lizenzprobleme, den KI-Einsatz sowie offene Anfragen und Vorfälle.
Entwurf des Management-Cockpits mit Beispieldaten. Mit dem Umschalter oben wechseln Sie von der ganzen Gruppe zu einer einzelnen Gesellschaft oder einem Standort.
Aus der Pflichtdokumentation wird Ihr Führungsinstrument.
Neu denken · KI-Reifegrad-Barometer
Den Datenschutz haben Sie im Griff. Beim KI-Einsatz beginnen die meisten Unternehmen gerade erst. Zehn Fragen, zwei Minuten: Das Barometer zeigt Ihre Stufe und die nächsten Schritte. Ihre Antworten werden weder gespeichert noch übertragen.
Die Lösung
Intelligent heißt: Ihre Daten sind verknüpft. Unternehmen, Standorte, Dienstleister, Software und Verzeichnis greifen ineinander. Was Sie einmal erfassen, nutzen Sie überall: für den Datenschutz, für den Überblick der Geschäftsführung und für den KI-Einsatz.
Tochtergesellschaften und Standorte führen Sie als eigene Bereiche mit eigenen Verantwortlichen, Tätigkeiten und TOMs. Kataloge und Dienstleister pflegen Sie einmal für alle.
Ein stetig wachsender Katalog mit aktuell über 500 vorbefüllten Software-Produkten liefert Hersteller, Betriebsmodell, Serverstandort und KI-Merkmale gleich mit.
Zu jeder Software und jedem Arbeitsbereich schlägt der Hub die Verarbeitungstätigkeiten vor, die Sie typischerweise brauchen.
Auftragsverarbeitung und Drittland-Hinweis ergeben sich aus der Software. Das Verzeichnis entsteht als PDF, auf Wunsch mit Ihrem Briefkopf.
Ein Fragebogen führt durch Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen. Daraus entsteht der TOM-Bericht.
Betroffenenanfragen, Datenschutzverletzungen und Beschwerden erfassen Sie mit Status, damit nichts liegen bleibt.
Für jede Software halten Sie fest, ob und wofür sie KI nutzt und welche Risikoklasse gilt. Das Dashboard zeigt den KI-Einsatz im ganzen Unternehmen.
Alle KI-Systeme Ihres Unternehmens mit Zweck, Daten und Risikoklasse in einer Übersicht. Ihre KI-Angaben je Software fließen dort ein.
Ihr Weg in den ProManage Hub
Der Wechsel ist Teil eines Datenschutz-Audits. Sie müssen keine Daten übertragen: Wir bauen Ihr Verzeichnis gemeinsam neu auf, mit Katalog und Vorlagen, und bringen es dabei auf den aktuellen Stand.
Wir erfassen mit Ihnen Bereiche, Dienstleister und Programme, einschließlich der Tools mit KI-Funktionen, und ermitteln Ihren KI-Reifegrad.
Wir richten Ihren Zugang ein, übernehmen Ihre Software aus dem Katalog und legen die passenden Verarbeitungstätigkeiten aus Vorlagen an.
Sie erhalten Ihr aktuelles Verzeichnis, einen Abschlussbericht mit den nächsten Schritten für die Geschäftsführung und eine Einführung für Ihr Team.
Nein. Wir bauen Ihre Dokumentation im ProManage Hub gemeinsam mit Ihnen neu auf. Katalog und Vorlagen nehmen dabei den größten Teil der Arbeit ab, und Ihr Verzeichnis ist danach auf dem aktuellen Stand.
In der Regel drei Sitzungen: Bestandsaufnahme, Aufbau im Hub, Abschluss mit Schulung.
Sprechen Sie uns an. Wir klären mit Ihnen, wie lange Sie das bisherige System noch nutzen und was Sie daraus aufbewahren möchten.
Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Zahl Ihrer Standorte ab. Wir machen Ihnen ein Angebot, das zu Ihrem Bedarf passt.
Unsere Datenschutzexperten führen die Sitzungen durch und richten den Hub für Sie ein. Wenn Inproma bereits Ihr externer Datenschutzbeauftragter ist, übernimmt er das in der Regel selbst.
Neu denken
Vereinbaren Sie einen Termin. Wir zeigen Ihnen den ProManage Hub, ermitteln Ihren KI-Reifegrad und planen mit Ihnen den nächsten Schritt.